从一开始就树立严谨的数据汇报风格

老板每个月都要看很多报表，常见的有财务报表、销售报表、成本报表、生产报表等，老板越往上走，每天忙于会议和出差的时间就越多，但是仍能通过报表中的数据做到运筹帷幄。可见，数据及报表对于一个公司的运营是多么的重要。

曾经有一个老总和各区域销售经理开会，在销售经理进行汇报的时候，他总是会冷不丁地问，去年同期的销售额是多少？今年增长了多少？这些数据只有对自己区域内的销售情况了如指掌才能脱口而出。而作为老板，其实他早已将这些数据熟记于心了。

可以说，没有哪一个做老板的不关心数据，那么，作为总助，基本要求就是要对数据保持敏感，更进一步的要求是能够对数据进行分析，并协助老板进行决策。

用数据来判断合理性

年初老板将全年任务分配到各区域，并要求各区域经理对销售任务按季度进行划分。区域经理们的分配比例提交上来后，我发现他们将分配比例均一刀切，如所有产品一季度16%，二季度26%，三季度28%
四季度30%。我第一反应就觉得这样的分配比例有问题，但是各销售经理均在这个领域有五年以上的工作经验，我在评价这个分配不合理之前一定要有依据。

我将2014年到2016年各区域的实际销售数据调出，计算出每个季度所占比率，附在销售经理们的分配比例后，并给了两条建议：

• 根据历年Q1实际销售占比来看，2017Q1指标16%偏低，特别是ST比例偏低，现我们促销政策主要是针对ST的压货，是否需要加大Q1任务占比？

• 2017整体的比例是Q4最高（几乎1/3的全部区域任务全在Q4），Q3次之，是否根据各区销售情况不同适当调整比例？另外，2018年1月我们是否需要提前让经销商压货，那样的话，是否将Q3的任务比例稍调高，减缓Q4的比重，为2018年1月压货做准备？

  
  

因为提供的数据有理有据，各区域的最终分配方案是按照我的建议分配的。其实各销售经理并不是不清楚分配的规律及道理，只是对他们来说，一刀切的比例更加方便而已。

要有业务常识

我每个月初要做的一份报表是实际销售/目标对比表，这个表有2010年到2017年所有的销售数据，区域对比，产品对比，实际销售及任务对比，2017销售与2016年同期对比，等等。表中数据繁杂，还有各种公式链接到其他表格中。做这份表，如果一个数据错了，那么所有与这个数据有关的比例及计算将全错，当然错误是不允许的。因此要确保这份报表的正确，重要的是核对。

因为引用数据太多，核对的重点放在以下几大块：

• 总数：数据输入后核对每月的销售总额，如果一致那么当月各区域的数据是对的；如果不一致，再分区核对；

• 实际销售/目标增长率：
  一个当月，一个YTD；

• 2017/2016同期增长率：一个当月，一个YTD。

  
  

有一次，检查发现2017/2016同期增长率，一月和二月都是正数，但是YTD竟然是负数，这肯定是不对的，检查各数据均没有问题，公式的设置也没错，可为什么会是负数呢？查来查去，原来是INDEX（COUNT）函数的引用栏中，2017年三月有个零，那么公式就默认为三月份也是有数据的，自动对2017年一月二月的总数与2016年一到三月的总数对比，因此生成了负数的比例，将2017三月的零删除后问题解决。

不用INDEX函数的同学要晕了，老实说，我也晕了好一会才找到问题所在。

最后也是最重要的，避免犯低级错误。

以下是我曾犯过的让我懊恼不已的低级错误。

3年前工厂曾出过一次工伤事故，事故比较大，公司与当事人调解后支付了赔款，之后保险公司做了理赔，数额比公司赔款要少。因为最近集团内另一家工厂也出了类似的事故，要与保险公司交涉理赔的事，总部要求我们写一份当时理赔情况说明。我找出当时的相关理赔文件，将各项费用列出，并进行计算，最后我们公司的最终损失为15万元（CNY150000）。但是，在文件中，由于编辑时不小心多删除了一个零，变成了1万5(CNY15000)，当时没有发现。邮件发送到总部，总部的同事根据我的计算过程算出实际应为15万元，回复邮件和老板确认。因为这种低级错误让老板受到总部的质疑，当收到这封邮件时我恨不得找个地缝钻下去！

多一个零少一个零的区别，真是差之毫厘，谬以千里。为了避免类似的错误，这之后的比较大的数据，我都要用上千分位。

还有一次，（汗，竟然还有一次），老板在外地出差，我在Lync上和他汇报关于减少包装板的成本节省事项，其间我突然想起来，这个成本节约计算过程中没有包含上海工厂低价折卖给我们的一批板。我当时模糊地记起工厂的同事和我说过这批板量很大，就随口告诉老板这批板约200万平方米。老板在Lync上打下一行字：“你确认是200万平方米吗？”我赶紧与仓库的同事确认，实际是3万多平方米！如果我说出这个数字之前想一下，这个错误本可以避免的。因为仓库的库存容量只有95万，上海工厂的板怎么会有200万呢！难怪老板马上质疑这个数据的准确性。

这件事给我的教训是，不管在任何场合，正式或非正式，只要是提供给老板的数据，一定要确认，千万不能像与同事聊天一样凭感觉脱口而出。

确保数据准确是总助工作的基本要求。不要以大概、差不多、好像这样的方式工作，从一开始，就树立严谨的数据汇报风格。