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魁花宝典:高段位秘书是这样炼成的

12997114谈天说地

"秘书"基本是被女人垄断的职位,我已不做秘书很多年,但是其中滋味依然不时咂磨咂磨~~
   做过的人应该知道,这份活儿至少比起其他文职来说,确实它有点特别哈
   


“魁花”,其实该叫“花魁”,花中之魁,女中豪杰。一人之下,N人之上。杨名立万,笑傲职场。任你血雨腥风,我自巍然不动——这是我心目中高段位秘书的江湖形象。

《葵花宝典》是“欲练神功,引刀自宫”,我们练魁花不用自宫,但是要自强、自信、自知之明,自业自得。“葵花”“即使自宫,未必成功”,“魁花”也是谋事在人,成事在天。毕竟神功难练,用尽力气,最后还看你有几分福,几分缘。

凭着几分经历,几分想象,整一篇《魁花宝典》,供正在练功的妈妈网姐妹们参考。可能没那么快写完,但是以版主名誉保证:绝不挖坑!


前言

同样人在职场,有放之四海而皆准的游戏规则,人人必须遵守。而秘书这份活儿还有一些需要特别注意的地方。高低级段之间,江湖地位的落差很大。有的秘书,相当于勤杂员,只管打字、收发传真、邮件、给老板泡茶这类普通文员都能干的活,不具什么技术含量,事多钱少还兼当受气包;有的秘书,相当于助理级别,与部门经理等同或者偏高,老板已经适当放权,可以参与公司一些重大决策;更高段位的秘书,除了物质上享受高级助理的权限和待遇外,精神上还享有老板“心腹”的殊荣,到了这个境界,除非你脑子进了水,犯了老板们最不能容忍的原则性错误,否则基本上可以与公司共存亡了,不必担心被炒鱿鱼。人事部那帮牛B哄哄的家伙,在你这儿也使不上劲。   

那么,高段位秘书是怎样炼成的?练功先练基本功,你悟性再高,也得从点滴小事做起。也得在时间的流逝中,耐心的等待通过自我磨练自我提升而最终获得的那份可贵的属于高段位秘书的成就感。记住,我们所做的这一切,不是为了别人,而是为了我们自己。有了这个良好的心态,作为一个刚入职的秘书,除了具备一个文职人员必备的技能外,我们来看看还有哪些必修的功课,能够帮助我们在职场路上走得“更高、更远、更强”

[ 本帖最后由 一霖妈妈 于 2009-6-22 19:39 编辑 ]
2009/06/19
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orchid9orchid9沙发
写得太好了,楼主的文笔是如何修练成的很有兴趣.我也是从事类似的工作.
2009/06/23回复
进来认真学习
2009/06/23回复
值得学习~~
2009/06/23回复
写的很好,赞!
2009/06/23回复
学习了
2009/06/23回复
好贴
2009/06/23回复
orchid9:
写得太好了,楼主的文笔是如何修练成的很有兴趣.我也是从事类似的工作.
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谢谢鼓励
2009/06/23回复
真希望以后重新出来工作时,也能像楼主一样~有实力有自信。
2009/06/23回复
又学习了,谢谢LZ。
2009/06/23回复
wanglin20090113:
真希望以后重新出来工作时,也能像楼主一样~有实力有自信。
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相信自己可以做到,所有的事情就会变得比你原来想象的简单
2009/06/23回复
cheng程:
写的很好啊~~ 虽然我 已经离开 那个经理助理的岗位了~ 但是还记得那个时候的艰辛    看了这个文章  我很多感慨~~刚刚工作的前两三个月  我几乎是 走的最晚的~~~       每天要记住经理的行程 \\公司的数据   总公司的 各个需要联系的人的电话~~      都要张口就来   因为我得前任太厉害了~~    所以那个时候的我经常被拿来比较    痛苦啊 那段时间可真是煎熬, 不过还好,两个月的时间 我就全部适应了 我们别的部门的经理  还督促下面的助理向我学习   那个骄傲啊`~ 偷偷在心里不过也都是一步一个脚印走出来的~~   平时不仅要忙工作   出去还要陪着吃饭喝酒~~后半夜 一两点回家  是常事  第二天 一大早又要精神奕奕的去公司  有时甚至走在去公司的路上还昏昏的   可是一进办公室 整个人就马上 超级精神不知道大家又无这样的感觉? 上了发条一样  还好努力不白费     到后来很多事情 都是我直接就可以说了算了   不必请示领导就算犯了谢错误  领导也会考虑语气的批评你   甚至他自己生气去   也不批评你  怕影响你工作情绪~~   后来  因为要过来广州   和老公在一起 辞职了   不过印象好深刻 我们经理 连续 找我谈了  好多次话甚至 有几次都已经 一点多   到我家楼下    电话我出去谈谈~~ 那个时候  就真切地感觉到  自己那么辛苦的努力还是值得的~~
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是的,有时候值不值得,全在你的辛苦是否被认可和了解,而不在自己得到多少物质上的东西
2009/06/24回复
bobopanbobopan13楼
一霖妈妈:
3、擒贼先擒王——把百分之八十的精力用在老板身上你可以不在乎公司任何人对你的看法,但是你永远不能忽视老板的态度,除非你不想干了。人的精力始终是有限的,你要把有限的精力进行适当的运用。多花点精力在老板身上,作为一个秘书,是明正言顺天经地义的。有的秘书总想面面俱到,取悦每个人,那是没有必要的,一句话,太多精力放在同事身上,“性价比”太低,还很可能得不偿失。刚入职的一段时间,老板对你的看法或许会来自于大家对你的评价,但是,在你获得足够多的认可、信任甚至喜欢之后,老板就只相信他自己的耳朵和眼睛,再也不会根据外来信息评判你。你的江湖地位便日趋稳固了。所以你只要搞定老板,就万事大吉。说搞定,不是教你美色勾引、以身殉职(那是人家搞定了你),也不是要你巧舌如簧,偷机耍滑,总之要本着“取之有道”的法则。你首先要认识到,日常勤勤恳恳踏踏实实的工作是必须的。大家都常说一句话:老板都不是傻子,这句话绝对是真理。比方说,你别以为他人不在,你就可以干私活,打私人电话,你的一举一动全部在他的掌控范围内;你也别以为你偷点懒他不知道,你处心积虑的花招在他面前其实是雕虫小技。实干之余,还要巧干。这里我要说,“投机取巧”并不是个贬义词,在这里,它甚至是褒义的。如何投机?基本原则是:老板拥护的我们不必反对,老板反对的我们不必拥护。比如你老板他是金庸的粉丝,你就没必要非强调自己更喜欢古龙的;他喜欢喝二锅头,你干嘛非得说洋酒才有品味;毕竟大家工作之余,还会有一些别的谈资,你不必一定得附和,但必须少唱反调;如何取巧?当你的一些付出老板不可能知道的时候,你要在适当的机会有所提示;当老板对某些领域表示兴趣而你正好比较擅长,你一定要趁机孔雀开屏,给他一点意外惊喜。另外,老板其实也需要关心,你女人的温柔细心,可以适当的表现。比如他喝高的时候,给他泡杯热茶;他小睡的时候,你把手机调成震动。他出差之前,提醒他带齐必备物品。当然,把握一个度很重要,这里只可意会,不可言传。总之咱们工作还是得务实的,而适当“务虚”也很必要。有时候智商高不如情商高,对秘书这个工作而言更是如此。多用点心思在老板身上,会取得事半功倍的效果。[ 本帖最后由 一霖妈妈 于 2009-6-22 22:26 编辑 ]
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俺的老板娘就在隔壁……6
2009/06/24回复
bobopanbobopan14楼
第一个老板说,当秘书,首要的条件有两个:1是保密,2是专业形象;做不到这两项,也就没有资格当秘书了。听起来好像很严重,但想想也对,当秘书,知道的秘密不少,如果当个大喇叭,哪个老板敢用?至于专业形象,并不是说每天要打扮得花枝招展像个花瓶,而是自己时刻要注意,自己的言行举止是代表老板,一不小心弄坏了老板的形象可不好。
这两条标准,使我受益无穷。所以,切记:慎言、慎行。

至于什么是一个好秘书?书上有很多标准,诸如五星级秘书,诸如九段秘书……但对于我的理解而言,好秘书的标准只有两条……1 信任 2 效率


建立信任是最最重要的。
需要秘书是因为事情太多,一个人不能分身,但有些"烦琐"事情不能不做,所以"我"需要秘书,其实是另一个"我"。于是有两个问题,
1 既然是另一个"我",秘书的工作是全方位的,工作、生活、社交、应酬.....一切"我"需要面对的事情;
2 另一个"我"必须是可靠、可信任、可依赖的,显然,如果我连"自己"都无法信任,工作是无法开展的!
是否可以信任、可以依靠,是秘书和佣人的重要区别。秘书不是佣人,是家人。老板是一个需要你照顾的"自己"人。
当然,选择是双方的,信任更加是双方的,要有值得信任的老板,才会有值得信任的秘书。另一个"我"是一面镜子,有什么的老板就有什么样的秘书,这样一加一才会大于二。

什么是效率。
效率是另一个"我"的工作能力。也有两个层面的意思。
1 了解。了解老板就是了解"自己",越了解,越有默契。个性、喜好、习惯是一般意义的了解;做事情的"度"是深层次的了解。
2 互补。"我"和我不是上下级安排任务,是分工,是两个人完成本来一个人要完成的事情。要"我"来做,是因为在某些事情上"我"有成本优势,于是才有专业分工来提高效率。互补一个重要的含意是提醒,提醒他看不到的事情,听不到的声音,忽略了的细节。但更重要的是,互补不是替代,秘书可以补充他的眼镜、他的耳朵,他的手,只是不能代替他下结论。

工作上,秘书是最"亲近"的人,考核一个秘书不是用人事制度,不是用奖罚机制,而是日常的交流的每一个细节!

晋商能够在一个地图的小角落做成古代中国最重要的金融中心,票号遍布全国,一定有其十分成功的原因。来来往往都是钱,在交通信息都不发达的古时,晋商要选一个可信的大伙(分行行长)的重要性是显而易见的。他们考核行长有这样一个定式:
远则易欺,远使以观其忠;
近则易狎,近使以观其敬;
烦则难理,烦使以观其能;
卒则难办,卒使以观其智;
急则易夹,急使以观其信;
财则易贪,委财以观其仁;
危则易变,告危以观其节;
杂处易淫,派往繁华以观其色。
作为员工,我们不是要去考核人,写出来,是要时时提点自己怎样才是一个好员工。对于老板,今天公司这么庞大,时间就是金钱,考核员工用上面的,很难,但考核一个好秘书,上面这几条,我想,应该是很容易操作的吧。

多人说职场黑暗,人际关系复杂,靠关系而不靠能力。但其实所谓的琢磨不透的公司政治,很多时候并没有想象中那么玄乎。聪明人总能坚持自己的原则,理性的看清利弊关系,掂量自己的能力,做好该做的事,不做不该做的事。
人生在世,不可能事事完美。人际关系也是一样,老好人和老油条都非正道。当所有人都在赞扬一个人的时候,这个人肯定有问题。而多数人对你的评价都是正面的时候,才是真正无愧于心。

我只是在努力的做这些,我觉得我和老板相处还是很生涩,离游刃有余还差得很远~~而且我做事情也没到他的标准-交给我就不用再多问了.需要锻炼的地方还很多。人和人交往真的是一门最大的学问,也是最宝贵的知识.
2009/06/24回复
“多人说职场黑暗,人际关系复杂,靠关系而不靠能力。但其实所谓的琢磨不透的公司政治,很多时候并没有想象中那么玄乎。聪明人总能坚持自己的原则,理性的看清利弊关系,掂量自己的能力,做好该做的事,不做不该做的事。
人生在世,不可能事事完美。人际关系也是一样,老好人和老油条都非正道。当所有人都在赞扬一个人的时候,这个人肯定有问题。而多数人对你的评价都是正面的时候,才是真正无愧于心。

我只是在努力的做这些,我觉得我和老板相处还是很生涩,离游刃有余还差得很远~~而且我做事情也没到他的标准-交给我就不用再多问了.需要锻炼的地方还很多。人和人交往真的是一门最大的学问,也是最宝贵的知识.”

以上这些话说得很有道理。事情往往都有正反两面,关键是看我们抱以什么样的心态
从什么角度去看问题,以及采取什么样的办法去解决
无论怎样,积极乐观的态度都有利于我们去面对一切,因为它不但会帮助我们正确认识挫折
也会让我们挖掘到自己所具备的潜力
2009/06/24回复
酥baby酥baby16楼
一霖妈妈:
我曾经的老板也是女的,以后有空再来写:如何做女老板的女秘书,呵呵
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好期待哦~~~~
2009/06/28回复
一霖妈妈:
3、擒贼先擒王——把百分之八十的精力用在老板身上你可以不在乎公司任何人对你的看法,但是你永远不能忽视老板的态度,除非你不想干了。人的精力始终是有限的,你要把有限的精力进行适当的运用。多花点精力在老板身上,作为一个秘书,是明正言顺天经地义的。有的秘书总想面面俱到,取悦每个人,那是没有必要的,一句话,太多精力放在同事身上,“性价比”太低,还很可能得不偿失。刚入职的一段时间,老板对你的看法或许会来自于大家对你的评价,但是,在你获得足够多的认可、信任甚至喜欢之后,老板就只相信他自己的耳朵和眼睛,再也不会根据外来信息评判你。你的江湖地位便日趋稳固了。所以你只要搞定老板,就万事大吉。说搞定,不是教你美色勾引、以身殉职(那是人家搞定了你),也不是要你巧舌如簧,偷机耍滑,总之要本着“取之有道”的法则。你首先要认识到,日常勤勤恳恳踏踏实实的工作是必须的。大家都常说一句话:老板都不是傻子,这句话绝对是真理。比方说,你别以为他人不在,你就可以干私活,打私人电话,你的一举一动全部在他的掌控范围内;你也别以为你偷点懒他不知道,你处心积虑的花招在他面前其实是雕虫小技。实干之余,还要巧干。这里我要说,“投机取巧”并不是个贬义词,在这里,它甚至是褒义的。如何投机?基本原则是:老板拥护的我们不必反对,老板反对的我们不必拥护。比如你老板他是金庸的粉丝,你就没必要非强调自己更喜欢古龙的;他喜欢喝二锅头,你干嘛非得说洋酒才有品味;毕竟大家工作之余,还会有一些别的谈资,你不必一定得附和,但必须少唱反调;如何取巧?当你的一些付出老板不可能知道的时候,你要在适当的机会有所提示;当老板对某些领域表示兴趣而你正好比较擅长,你一定要趁机孔雀开屏,给他一点意外惊喜。另外,老板其实也需要关心,你女人的温柔细心,可以适当的表现。比如他喝高的时候,给他泡杯热茶;他小睡的时候,你把手机调成震动。他出差之前,提醒他带齐必备物品。当然,把握一个度很重要,这里只可意会,不可言传。总之咱们工作还是得务实的,而适当“务虚”也很必要。有时候智商高不如情商高,对秘书这个工作而言更是如此。多用点心思在老板身上,会取得事半功倍的效果。[ 本帖最后由 一霖妈妈 于 2009-6-22 22:26 编辑 ]
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哎,我可以对经理应付自如,但是却被其他同事排挤,还时不时听到有人打我的小报告到董事长那里,真无奈!
2009/06/28回复
lurupinlurupin18楼
支持,讲得好!
2009/06/29回复
人事部那帮牛B哄哄的家伙,在你这儿也使不上劲

偶们做人事的也很低调D呀。8
2009/06/29回复
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